Google Drive

Met deze 5 tips haal je meer uit Google Drive

Google Drive kent een hoop features en een aantal hiervan laten je nog meer uit Google's cloud halen. Wij geven je vijf tips.

Google Drive is handig als je veel bestanden online wilt opslaan. Maar zoals met alle diensten van Google, kun je er veel meer uit halen. Ook als je Drive al jaren gebruikt heb je iets aan deze 5 tips en trucs.

Google Drive

Google Drive: 5 tips om er meer uit te halen

Google Drive is de bekende opslagdienst van Google, waar je alles kwijt kunt: bestanden, foto’s en meer. Bestanden zijn netjes te sorteren in mappen, je kunt synchroniseren met ieder apparaat en ze zijn altijd en overal beschikbaar.

Het grootste verschil met de iCloud is dat je in Google Drive ook gebruik kunt maken van Google’s eigen Docs, vergelijkbaar met het Office-pakket. Daarmee kun je ook samen aan documenten werken, zonder dat je elkaar in de weg zit. Maar in Google Drive vind je nog meer features, die je nog net iets productiever maken.


#1 Werk ook offline
Onderweg heb je misschien niet altijd de beste internetverbinding, waardoor het niet altijd mogelijk is om aan je documenten te werken. Althans, dat zou je denken. Google heeft namelijk een feature waarmee je ook offline kunt werken. Het werkt op drie manieren:

  1. Open het gewenste bestand voordat je vertrekt. Je kunt nu gewoon gaan bewerken en zodra je weer een internetverbinding hebt zullen de wijzigingen worden doorgevoerd in de online versie.
  2. Gebruik de Google Chrome-browser.
  3. Gebruik de Google Drive-app voor de Mac, die bestanden automatisch synchroniseert.

Kies je voor de Google Chrome-browser, dan hoef je geen aparte software of plug-ins te installeren. Wel zul je het handmatig moeten inschakelen:

  1. Ga naar in Google Chrome naar Google Drive en klik op het tandwieltje rechtsboven. Kies voor Instellingen.
  2. Ga op het tabblad Algemeen naar de optie Offline. Zie je de optie niet, dan gebruik je misschien een andere browser.
  3. Zet een vinkje bij Bestanden uit Google Documenten […] zodat je ze offline kunt bewerken.

Chrome: offline Google Drive gebruiken

Drive gaat nu al je recente Documenten, Spreadsheets, Presentaties en Tekeningen lokaal opslaan (cachen) op je computer. Dit betekent dat er een lokale versie van wordt opgeslagen, zodat je ook zonder internet verder kunt werken.

Hoe mooi de feature ook is, er zitten wel wat grenzen aan. Zo kun je geen video’s en foto’s bekijken als je geen internet hebt. Maar je kunt wel al je bestanden bekijken, aanpassen en zelfs nieuwe bestanden aanmaken terwijl je offline bent. Het gaat hier alleen om de native-bestanden van Google Drive, dus Documenten, Spreadsheets, Presentaties en Tekeningen. Zodra je weer een internetverbinding hebt, synchroniseert Drive alles weer en heb je overal dezelfde documenten staan.

Deze feature is ook beschikbaar op de iPhone, maar daar werkt het iets omslachtiger. Hier kun je offline werken namelijk niet in het algemeen aanzetten, maar moet je per bestand aangeven dat hij offline beschikbaar moet zijn. Dat doe je als volgt:

  1. Selecteer het bestand in Drive dat je offline beschikbaar wilt hebben.
  2. Klik bovenin het bestand op de drie grijze bolletjes onder elkaar.
  3. Scroll naar beneden tot je Offline beschikbaar ziet staan en verplaats het schuifje.

Google Drive offline beschikbaar in Chrome

Voornaamste reden dat je niet al je bestanden in één keer offline beschikbaar kunt maken, is dat je toestelgeheugen anders vrij snel vol raakt. Bovendien moeten al die bestanden eerst in de cache worden opgeslagen, wat veel van je internetbundel kan kosten. Onze tip is dan ook: maak bestanden op je iPhone of iPad alleen offline beschikbaar als je op het Wi-Fi-netwerk zit.


#2 Vind je bestanden eenvoudig terug
Google begon ooit als zoekmachine en dat is te merken aan de uitstekende zoekfunctie, ook in Google Drive. Als je op het pijltje naar beneden naast de zoekbalk staat tikt, krijg je een aantal opties om geavanceerder te zoeken. Zo kun je zoeken op het type bestand, de datum waarop het bestand is aangepast, eigenaren van het bestand en op specifieke woorden.

Geavanceerd zoeken in Drive

Die specifieke zoekfuncties kun je ook in de zoekbalk gebruiken, zonder in het menu iets aan te tikken. Zoek je naar een bestand dat een collega heeft aangemaakt en met jou heeft gedeeld? Typ dan: owner:iemand@gmail.com. Is een bestand voor een bepaalde datum aangemaakt? Dan typ je bijvoorbeeld: before:2016-08-16. Is het bestand na een bepaalde datum aangemaakt, dan verander je “before” in “after”. Ook kun je gebruik maken van de optie “zoektermen”, waarmee alleen in de namen van documenten wordt gezocht, in plaats van door het gehele document heen. Hiervoor typ je: title:zoektermen.

Deze zoektermen werken ook op je iPhone en iPad, op exact dezelfde manier.


#3 Herstel bestanden naar een oudere versie

Werk je veel met anderen aan documenten? Dan is het goed om te weten dat Google oudere versies van je bestanden dertig dagen bewaart, voor het geval je die toch nog weer wilt gebruiken. Handig, want als er ergens iets fout is gegaan, kun je teruggaan naar de laatste versie die wel goed was. Deze feature werkt echter alleen op je MacBook en iMac, niet op mobiele apparaten.

Bij deze feature wordt er een onderscheid gemaakt naar de soorten bestanden. Is het een native-bestand, dus een Doc, Sheet, Slide, Drawing of Form, dan volg je de volgende stappen:

  1. Open het bestand.
  2. Klik op File.
  3. Klik op Bekijk revisiegeschiedenis.

Gaat het om een ander soort bestand, dan klik je met je rechtermuisknop op het document en vervolgens op Beheer versies. Vervolgens krijg je een pop-up menu met daarin alle versies. Die versies kun je downloaden, verwijderen en ook permanent bewaren.


#4 Zoek het grootste bestand
Drive geeft je standaard 15GB aan gratis opslag. Wil je meer, dan zul je moeten betalen. Maar je kunt natuurlijk ook je Drive opruimen en zo meer ruimte vrijmaken. Nieuwsgierig naar welk bestand nu zoveel ruimte inneemt? Dat kun je eenvoudig vinden door Drive te openen op je MacBook of iMac.

  1. Klik op de tekst linksonder die je vertelt hoeveel ruimte je gebruikt binnen Drive, of ga direct via deze link.
  2. Bovenaan zie je de grootste bestanden staan.
  3. Klik op het bestand en vervolgens op het prullenbakje om hem te verwijderen.

Google Drive Quota


#5 Link tussen documenten
Handig: in Google Docs kun je niet alleen naar externe url’s linken, maar ook naar andere documenten die je in Drive hebt staan. Op die manier kun je documenten eenvoudig aan elkaar linken, wat handig kan zijn als je bijvoorbeeld onderzoeksartikelen schrijft.

  1. Open een bestand uit Google Drive
  2. Selecteer de tekst die je wilt linken
  3. Klik op Invoegen in de menu-balk en vervolgens op Link.
  4. Typ in het zoekveld een aantal woorden om het document waar je naar wilt linken te vinden.
  5. Klik op Toepassen.

Suggestie hoe we dit artikel kunnen verbeteren? Laat het ons weten!

Informatie

Laatst bijgewerkt augustus 2017
Categorie Apps
Onderwerp google drive