iculture-biz
iCulture Biz

Vijf zakelijke iOS-apps voor samenwerking en projectplanning

iCulture zet 5 zakelijke iPhone en iPad apps voor samenwerking en projectplanning op een rij. Met Trello, Basecamp, Yammer, Viadesk en Teambition blijf je in contact met collega's.

business meeting ipad
Samen op kantoor zitten komt steeds minder vaak voor. Dankzij iPhones, iPads en laptops kunnen we overal op locatie werken en in contact blijven met collega’s. Om te voorkomen dat je je verzuipt in e-mail zijn er veel slimmere oplossingen ontstaan: apps gericht op samenwerking en projectplanning, waarbij je precies kunt zien hoe het ervoor staat bij een bepaald project. Zonder uitvoerig communiceren kun je zien waar iedereen mee bezig is en wil je toch persoonlijk contact, dan kun je in een afgesloten chatgroepje ervaringen uitwisselen of een videogesprek starten. Veel van deze apps zijn ontstaan uit online collaboration-tools en zijn gericht op kleinere tot middelgrote bedrijven waarvoor oplossingen als SharePoint te duur zijn. Wij zetten er vijf op een rij.

Op vrijdag 19 juli 2013 was ik te gast in het BNR-radioprogramma Zakendoen met Ruud Hendriks. Ik heb daar in de rubriek Zakendoen met apps een aantal apps voor samenwerking en projectplanning besproken: Viadesk, Teambition en Trello. In dit artikel vul ik ze aan tot een lijstje van vijf.

Viadesk voor iOS

viadesk iphoneViadesk is een online tool voor het samenwerken aan projecten, het delen van bestanden en het in contact blijven met collega’s. Viadesk speelt in op de trend om papierloos te werken. Tegelijk komt het steeds vaker voor dat mensen op locatie werken, waardoor een praatje aan het bureau maken niet altijd mogelijk is. Een telefoontje kan in zo’n geval onhandig zijn (mondeling contact wordt zelden vastgelegd) en een e-mail is ook niet handig (probeer alle conversaties met verschillende collega’s over een bepaald project maar eens bij elkaar te zoeken). Viadesk lost dat op door teams te laten netwerken binnen de context van een project. Je kunt projectupdates delen, zodat anderen weten waar je mee bezig bent. Anderen kunnen daarop reageren, zodat op één plek een gefocuste discussie ontstaat. Maar je kunt ook documenten delen, waar anderen op kunnen reageren. Bestanden syncen met de iOS-app kan ook. Omdat Viadesk werkt op een manier die mensen al kennen van Facebook, is er weinig training nodig om medewerkers aan de software te laten wennen. Je kunt per gebruiker en per project lees- en schrijfrechten instellen en om te voorkomen dat mensen onnodig gebabbel te zien krijgen rond een project waar ze niet bij betrokken zijn, kun je groepen maken die openbaar of besloten zijn. Er is een centrale agenda waar je kunt zien welke afspraken teamleden hebben staan. In de agenda kun je ook taken toekennen aan een collega, mijlpalen plaatsen en laten weten waar je zelf mee bezig bent. Om niet overspoeld te worden door notificaties kun je een persoonlijke nieuwsfeed instellen. ViaDesk is gratis voor bedrijven tot 5 personen; grotere bedrijven betalen 9 euro per gebruiker per maand. Achter ViaDesk zit een Nederlands bedrijf dat erg actief is op sociale media en dat gemakkelijk bereikbaar is voor het aankaarten van bijvoorbeeld nieuwe functionaliteit. Zo is er recent de mogelijkheid toegevoegd om bestanden toe te voegen vanuit andere apps.

Teambition voor iPhone

teambition iphoneWe vielen voor Teambition vanwege de grappige naam en de strak uitziende app. De insteek met een Wall, Board en Library leek ook slim gekozen. Maar tegelijk is het contract met de hiervoor besproken app Viadesk wel erg groot. Viadesk wordt gemaakt door een Nederlands bedrijf, dat actief contact onderhoudt met de gebruikers en je met online tutorials op weg helpt. Teambition daarentegen wordt gemaakt door een Chinees bedrijf, dat behalve de app niet zoveel te bieden heeft. Je zult je op de Teambition-website door een hoop Chinese tekens heen moeten worstelen om te begrijpen wat deze app zoal kan. En tutorials? Vergeet het maar. Toch is het idee achter Teambition niet slecht en er is misschien best een markt voor dit soort apps. Teambition maakt onderscheid tussen een Wall (waar projectleden kunnen zien wat er zoal speelt), een Board (de plek waar teamleden samenwerken aan een bepaald project) en een Library (opslaan van bestanden in de cloud). Verder is er een Inbox waar alle meldingen die voor jou van belang zijn binnenkomen. Je kunt in Teambition meerdere taken maken en medewerkers uitnodigen om te gaan samenwerken in een project. Ook toont de app contactinformatie van alle teamleden. Alles is gratis en er zijn geen betaalde bedrijfsaccounts waarmee Teambition geld verdient. Daardoor is het wat onduidelijk wat het businessmodel van deze aanbieder is. En terwijl er achter Viadesk, Basecamp en Trello professionele bedrijven schuilgaan die voorlopig niet snel van het toneel verdwijnen, weet je dat bij Shanghai Huiyi-tech Co., Ltd. niet zo zeker. Oprichter Junyuan Qi heeft een mooie opleiding Business Administration, maar is net klaar met zijn opleiding. Leuke app voor avonturiers, minder geschikt voor risicomijdende bedrijven.

Trello voor iOS

trello projectTrello belooft een simpel webgebaseerd systeem om activiteiten van een team te coördineren. De gratis dienst van Fog Creek heeft veel positieve reacties gekregen en is niet alleen gericht op software-ontwikkelaars, maar ook op andere teams die moeten samenwerken. Je kunt Trello zelfs gebruiken voor ingewikkelde projecten thuis, zoals het plannen van een verbouwing of familiefeest. Op de desktop gebruik je Trello via een app, mobiel zijn er apps voor iPhone, iPad, Android en Windows 8 Tablet. Trello is qua filosofie gebaseerd op Kanban, een Japanse aanpak voor het plannen van logistieke projecten, dat in de jaren tachtig bekend werd door Toyota. Kanban was gericht op productieomgevingen, maar Trello is ook goed toepasbaar op allerlei andere projecten. Elk project staat op een board, waaraan takenlijsten zijn gekoppeld. Een lijst bestaat uit meerdere kaarten, die weer taken kunnen bevatten. Deze kaarten-interface maakt het gebruik van Trello erg overzichtelijk. Trello is voor allerlei activiteiten te gebruiken, waarbij je ook meerdere Trello-boards tegelijk kunt beheren, voor verschillende projecten waarbij je betrokken bent. Een projectteam binnen een bedrijf kan besluiten Trello te gebruiken, maar je kunt het ook inschakelen als je freelancer bent en voor meerdere bedrijven werkt. Naast de gratis versie van Trello is ook een business-abonnement beschikbaar. Dit kost $200 per jaar (ongeacht het aantal medewerkers) en geeft je de mogelijkheid van Google Apps-integratie en batchgewijs exporteren van data.

Basecamp voor iPhone

basecamp appBasecamp is een online dienst voor projectmanagement, dat vooral wordt gebruikt door softwarebedrijven. Basecamp biedt todo-lijstjes, delen van bestanden, tijdrapportage en onderling berichten sturen. De webdienst en bijbehorende app worden gemaakt door het Amerikaanse bedrijf 37signals, gevestigd in Chicago. Basecamp bestaat al flink wat jaren, maar toch duurde het behoorlijke tijd totdat er een Basecamp iPhone-app verscheen. In februari 2013 was het zover, maar het leverde meteen frustratie op voor trouwe gebruikers, want Basecamp Classic werd niet ondersteund. Inmiddels is dat foutje rechtgezet: de huidige Basecamp-app is sinds april 2013 aangepast voor nieuwe en oude versies van Basecamp. De dienst is ook te gebruiken in de Nederlandse taal en met allerlei (on)officiële add-ons kun je de functionaliteit van Basecamp verder uitbreiden. Omdat Basecamp zoveel door softwarebedrijven wordt gebruikt is er een actieve community ontstaan en er zijn ook allerlei niet-officiële apps. De officiële app is niet geoptimaliseerd voor de iPad. Je kunt Basecamp twee maanden gratis gebruiken. Daarna betaal je $1 per dag voor het managen van 15 projecten tegelijk, inclusief 4 GB online opslag. Wie alles uit de kast wil trekken kan voor $3.000 per jaar een onbeperkt abonnement afsluiten, met een ongelimiteerd aantal projecten en 500 GB opslagruimte.

Yammer voor iOS

yammer iphoneYammer was de samenwerkingstool die we bij iCulture gebruikten, totdat we overstapten naar Skype. Beide diensten zijn tegenwoordig eigendom van Microsoft en beide zijn ze sterk op communicatie gericht. Met Yammer ga je geen projecten plannen, maar wissel je berichten uit met collega’s over projecten waar je mee bezig bent. Door groepen te maken voorkom je dat iedereen wordt overspoeld met berichten die niet relevant voor ze zijn. De Yammer-app is handig om ook onderweg op de hoogte te blijven van belangrijke gebeurtenissen ‘op de zaak’. Je kunt foto’s uitwisselen en met collega’s delen, maar ook push notificaties instellen zodat je weet wat er speelt. Yammer is te vergelijken met Twitter, maar dan voor een duidelijk gedefinieerde groep. Twitter is daarvoor niet geschikt: je zou met afgeschermde accounts kunnen werken, maar er bestaat altijd het gevaar dat een privé bedoeld berichtje toch per ongeluk openbaar wordt gepost. Bij Yammer kun je chatten binnen een veilige omgeving, waar alleen collega’s aanwezig zijn. Je bent bovendien niet gebonden aan de limiet van 140 karakters, zoals bij Twitter. Ook kun je bestanden koppelen aan een statusupdate. Teamleden hoeven niet allemaal in dezelfde organisatie werkzaam te zijn. Yammer kan een handig tool zijn om te zorgen dat teamleden die op verschillende plekken werken op de hoogte zijn van de activiteiten waar anderen mee bezig zijn. Heb je veel ad-hoc projecten met wisselende medewerkers, dan kan het slimmer zijn om daarvoor Skype te gebruiken (omdat bijna iedereen toch al een Skype-account heeft, scheelt weer gedoe bij het aanmaken van een account bij alweer een andere dienst). Ook met Skype kun je een groep inrichten, waarmee je onderling berichtjes kunt uitwisselen.

Nog veel meer

Er zijn nog veel meer zakelijke apps waarmee je projectplanning en samenwerking kunt uitvoeren. Een aantal voorbeelden:

Huddle geeft je toegang tot bestanden en taken. Gebruikt slim algoritme voor het synchroniseren van bestanden, die je ook offline kunt bekijken op iPhone of iPad.

Campfire is een groepschattool van de makers van Basecamp. Vergelijkbaar met Yammer, mogelijkheid tot meerdere accounts en een onbeperkt aantal chatrooms.

Podio heeft een Nederlandstalige website en app, maar er zit een Amerikaans bedrijf achter. Podio is een platform om samen te werken aan projecten, sales leads en taken. Minder gedoe met e-mailuitwisseling en spreadsheets, zodat je meer werk voor elkaar krijgt, beloven de makers.

Google Hangouts: gaat het vooral om onderling communiceren, dan kun je natuurlijk ook terecht bij Google Hangouts. De bijbehorende app laat je berichten en foto’s uitwisselen, maar je kunt er ook mee videobellen. Handig voor teams die geografisch verspreid zijn, maar af en toe toch behoefte hebben aan een gesprek face-to-face.

Smartsheet: mobiele app, behorend bij het online samenwerkingstool met dezelfde naam. Geeft toegang tot projecten, taken en bestanden.

Suggestie hoe we dit artikel kunnen verbeteren? Laat het ons weten!

Informatie

Laatst bijgewerkt april 2016
Categorie Apps
Onderwerpen basecamp, iculture biz, projectmanagement, samenwerking, trello, yammer, Zakelijk
Devices iPad, iPhone
Software iOS