Zakelijk chatten voor bedrijven: met deze 12 apps blijf je in contact met collega’s

Overleggen en kletsen met collega’s

Facebook Workplace en Microsoft Teams zijn de nieuwste apps om zakelijk te kunnen chatten. Maar er zijn nog veel meer apps waarmee je in contact blijft met collega’s. Wij hebben de beste apps voor zakelijk chatten en samenwerken op een rijtje gezet.

• Microsoft Teams
• Facebook Workplace
• Slack
• Skype voor Bedrijven
• Andere opties voor zakelijk chatten

Microsoft Teams

Microsoft Teams is een rechtstreekse concurrent van Slack, de bekendste naam op het gebied van zakelijk chatten. Het gaat om een zogenaamde ‘chatgebaseerde werkomgeving’ zodat je niet langer e-mailtjes hoeft uit te wisselen. Teams kunnen in de app serieus samenwerken, maar ook gezellig kletsen. Omdat alles in aparte kanalen is ondergebracht sneeuwen de echt belangrijke dingen niet onder. De app is gekoppeld met Office, Skype en andere diensten van Microsoft.

Het idee is dat je met Microsoft Teams één plek hebt om te werken en te overleggen en niet steeds hoeft te wisselen tussen verschillende productiviteits- en communicatie-apps. Het werkt nauw samen met Office 365, maar ook met andere online opslagdiensten. Je krijgt notificaties als er berichten zijn in de kanalen waar jij op geabonneerd bent en je kunt collega’s ergens op attenderen door het @-symbool te gebruiken.

Microsoft Teams staat geneste conversaties toe, zodat je op een specifiek bericht kunt reageren. Ook is er bij Microsoft aan ontspanning gedacht, want je kunt gifjes naar collega’s verzenden dankzij Giphy. Met zogenaamde ‘Connectors’ kun je andere diensten aan Microsoft Teams koppelen. Natuurlijk ligt de nadruk sterk op Office-gebruik. Er zit een ingebouwde documenteneditor in, al kun je de documenten ook openen in een lokale app.

Workplace by Facebook

Op je werk lekker de hele dag op Facebook rondhangen, wie wil dat nou niet? Facebook hoopt dat mensen ook onder werktijd gebruik blijven maken van het Facebook-platform en heeft daarom Workplace geïntroduceerd. Met de Workplace by Facebook-app kun je zakelijk chatten met collega’s, waarbij het zakelijke account los staat van je privé Facebook-account. Je hoeft dus niet bang te zijn dat vrienden en familieleden zich in de discussie mengen.

Binnen de app zijn verschillende groepen aanwezig, zodat de gesprekken ook per afdeling afgesplitst kunnen worden. Net als op Facebook kun je berichten delen met collega’s, waar anderen dan weer op kunnen reageren. Je hoeft daardoor minder e-mail uit te wisselen. Het grootste verschil met Slack is de prijs. Bij Slack betaal je per gebruiker een paar euro per maand, terwijl Facebook heeft gekozen voor $1 per gebruiker per maand.

Daar staat tegenover dat Slack een vrij open systeem is, dat met allerlei diensten samenwerkt. Bij Facebook Workplace heb je te maken met een wat meer gesloten systeem. Wel fijn is dat medewerkers niet ingewerkt hoeven te worden, want iedereen heeft wel eens een Facebook-berichtje geplaatst. Je kunt ook groepen maken met medewerkers van externe bedrijven, bijvoorbeeld als je samenwerkt in een project.

Slack

Slack is veruit de bekendste dienst om met collega’s in contact te blijven. Je hoeft niet bij hetzelfde bedrijf te werken om samen te kunnen werken met deze app en je kunt ook vrij gemakkelijk wisselen tussen meerdere Slack-teams. Met teams en kanalen houd je overzicht, zodat je alleen discussies te zien krijgt die voor jouw functie van belang zijn. Je kunt ook 1-op-1 gesprekken voeren met collega’s.

Dankzij de extensies kun je Slack op allerlei manieren uitbreiden en laten samenwerken met externe diensten en bots. Zo gebruiken we op de iCulture-redactie een bot om alle binnenkomende nieuwstips naar één kanaal door te sturen, zodat het hele redactieteam ernaar kan kijken. Je kunt ook herinneringen instellen en je gesprekken opfleuren met een gif.

Bij kleine teams is Slack gratis, maar daarbij worden alleen de meest recente berichten bewaard. Wil je verder terug gaan in de tijd, dan betaal je een paar euro per gebruiker per maand. In ruil hiervoor krijg je een onbeperkt en goed doorzoekbaar berichtenarchief, een onbeperkt aantal integraties met diensten en apps en extra’s zoals beveiligd inloggen, 10GB opslag per teamlid en groepsbellen. Er is ook een duurdere optie met meer opslag, single sign-on en nog wat andere extra’s krijgt.

Skype voor Bedrijven

OK, het wordt een beetje verwarrend. Naast Microsoft Teams had het bedrijf ook al Yammer (zie verderop), Microsoft Lync en daarnaast hebben ze Skype voor Bedrijven uit op de Mac. Met deze dienst kun je chatten, online vergaderen én je scherm delen. Het gebeurt allemaal in één app die compatibel is met Office.

Met Skype voor bedrijven kun je met maximaal 250 personen overleggen, ook als ze de zakelijke variant niet gebruiken. Ze hebben alleen een telefoon of internetverbinding nodig. Met de dienst kun je bijvoorbeeld op afstand een PowerPoint-presentatie geven of documenten delen. De versie voor Windows bestond al een tijdje en er zijn ook apps voor iOS en Android. De dienst kost ca. 2 euro per gebruiker per maand.

Eerlijk is eerlijk; Skype voor Bedrijven en Teams lijken wel erg op elkaar. Dat heeft Microsoft zelf ook in de gaten, want per 31 juli 2021 wordt Skype voor Bedrijven vervangen door Teams.

Andere opties voor zakelijk chatten

Er zijn nog meer apps die het plannen en samenwerken makkelijker moeten maken, zodat je minder vaak e-mail hoeft uit te wisselen. Sommige zijn wat meer gericht op het plannen van taken (waarbij je vervolgens kunt overleggen), terwijl andere meer gericht zijn op het chatten zelf.

• Viva Engage (Gratis, iPhone/iPad, iOS 15.0+) - Yammer is de berichtendienst van Microsoft. De kans is groot dat Microsoft ermee gaan stoppen nu Teams steeds populairder wordt. Toch was het jaren geleden een populaire app om contact met collega’s te onderhouden, op een manier die lijkt op Slack. Microsoft kreeg het in handen door een overname. Je plaatst berichten en reageert op berichten van anderen. Ook kun je mensen volgen en berichten liken.
• Basecamp - Project Management (Gratis, iPhone/iPad, iOS 14.5+) - Terwijl managers Basecamp kunnen gebruiken voor het plannen en toewijzen en toewijzen van taken, is de app ook te gebruiken voor groepschats.
• Wij kunnen op dit moment helaas niet de juiste gegevens tonen, Download - Hangouts is voor consumenten gestopt, maar voor zakelijk gebruik kun je nog steeds ermee overleggen. Uiteraard werkt het naadloos samen met andere Google-diensten.
• Telegram Messenger (Gratis + IAP, iPhone/iPad, iOS 12.0+) - Wat, een chatapp voor consumenten? Klopt, maar Telegram wordt door sommige bedrijven ook gebruikt om onderling te communiceren. Je kunt er groepen mee maken, zodat gesprekken niet door elkaar gaan lopen. Zitten je meeste vrienden op WhatsApp en je zakelijke contacten op Telegram, dan kan het een prima manier zijn om gesprekken gescheiden te houden.
• Asana: Work in one place (Gratis, iPhone/iPad, iOS 16.0+) - Op de iCulture-redactie gebruiken we Asana vooral voor het plannen van taken, maar je zou het ook kunnen gebruiken voor discussies. Elke taak kun je toewijzen aan een collega, waarna die persoon erop kan reageren. Hoewel Asana ook het woord ‘Conversations’ in de naam van de app heeft staan, vinden we het daarvoor wat minder geschikt.
• Redbooth (Gratis, iPhone/iPad/TV, iOS 13.0+) - Redbooth heette voorheen Teambox. Met deze app kunnen bedrijven met minder dan 5 gebruikers gratis met elkaar communiceren. Je krijgt ook 5GB gratis opslagruimte, plus integratie met Google Drive en Dropbox. Verder heb je taken, notities en natuurlijk chats tot je beschikking. Eerdere gesprekken kun je archiveren en gratis bewaren. Ideaal voor beginnende bedrijven die nog weinig budget hebben.
• Podio (Gratis, iPhone/iPad, iOS 13.0+) - Podio is niet alleen bedoeld om te chatten. Je kunt er ook projecten met meerdere gebruikers mee beheren. Tot 5 teamleden is de app gratis, waarbij je toegang hebt tot functies als todo’s, kalenders en chatrooms. Handig voor teams die verspreid zijn over meerdere locaties.
• Twist: Organized Messaging (Gratis, iPhone/iPad, iOS 15.0+) - Twist is de ietwat beter georganiseerde versie van Slack. De dienst maakt het een stuk overzichtelijker om te chatten, wat volgens het bedrijf meer rust moet geven.
• Taskade - AI Productivity (Gratis + IAP, iPhone/iPad, iOS 15.0+) - Taskade is een alles-in-een platform om samen te werken, vergelijkbaar met Slack. Je kunt productiever werken door takenlijsten en mindmaps te maken, te videochatten en met collega’s te overleggen tijdens de werkdag. Het werkt op web, mobiel en desktop en het is gratis voor individuele gebruikers en teams.