Overleggen met collega’s: geen e-mail nodig
Slack en Microsoft Teams zijn twee bekende apps om zakelijk te kunnen chatten. Maar er zijn nog veel meer apps waarmee je in contact blijft met collega’s. Het voordeel van een chatapp is dat je gemakkelijk en snel op elkaar kunt reageren, zonder de formaliteiten die eraan te pas komen bij een e-mail. Daardoor is het laagdrempeliger om een collega om hulp te vragen en dingen zijn sneller geregeld, omdat mensen vaak wel even tijd hebben om op een kort berichtje te reageren. Wij hebben de beste apps voor zakelijk chatten en samenwerken op een rijtje gezet, zodat je weet wat je moet kiezen.
Slack
Slack is veruit de bekendste dienst om met collega’s in contact te blijven. Je hoeft niet bij hetzelfde bedrijf te werken om samen te kunnen werken met deze app en je kunt ook vrij gemakkelijk wisselen tussen meerdere Slack-teams. Met teams en kanalen houd je overzicht, zodat je alleen discussies te zien krijgt die voor jouw functie van belang zijn. Je kunt ook 1-op-1 gesprekken voeren met collega’s. De app ging in 2013 van start als een ambitieuze start-up, maar is tegenwoordig onderdeel van het megaconcern Salesforce.
Dankzij de extensies kun je Slack op allerlei manieren uitbreiden en laten samenwerken met externe diensten en bots. Zo gebruiken we op de iCulture-redactie een bot om alle binnenkomende nieuwstips naar één kanaal door te sturen, zodat het hele redactieteam ernaar kan kijken. Je kunt ook herinneringen instellen en je gesprekken opfleuren met een gif.
Bij kleine teams is Slack gratis, maar daarbij worden alleen de meest recente berichten bewaard. Wil je verder terug gaan in de tijd, dan zul je een betaald abonnement moeten afsluiten. Er zijn ook (veel duurdere) opties voor teams. En mocht je er niet uit komen, dan kun je vanuit Slack ook 1:1 bellen of een videocall starten.
Microsoft Teams
Microsoft Teams is een rechtstreekse concurrent van Slack, de bekendste naam op het gebied van zakelijk chatten. Het gaat om een zogenaamde ‘chatgebaseerde werkomgeving’ zodat je niet langer e-mailtjes hoeft uit te wisselen. Teams kunnen in de app serieus samenwerken, maar ook gezellig kletsen. Omdat alles in aparte kanalen is ondergebracht sneeuwen de echt belangrijke dingen niet onder. De app is gekoppeld met Office, Skype en andere diensten van Microsoft. Het bedrijf heeft er de afgelopen tijd veel moeite in gestoken om het een hip uiterlijk te geven, door bijvoorbeeld emoji en previews te tonen. Daardoor lijkt het een beetje op de chatapps die je ook privé gebruikt.
Het idee is dat je met Microsoft Teams één plek hebt om te werken en te overleggen en niet steeds hoeft te wisselen tussen verschillende productiviteits- en communicatie-apps. Het werkt nauw samen met Office 365, maar ook met andere online opslagdiensten. Je krijgt notificaties als er berichten zijn in de kanalen waar jij op geabonneerd bent en je kunt collega’s ergens op attenderen door het @-symbool te gebruiken.
Microsoft Teams staat geneste conversaties toe, zodat je op een specifiek bericht kunt reageren. Ook is er bij Microsoft aan ontspanning gedacht, want je kunt gifjes naar collega’s verzenden dankzij Giphy. Met zogenaamde ‘Connectors’ kun je andere diensten aan Microsoft Teams koppelen. Natuurlijk ligt de nadruk sterk op Office-gebruik. Er zit een ingebouwde documenteneditor in, al kun je de documenten ook openen in een lokale app.
Google Chat
Voor Google Workspace-gebruikers is er Google Chat. Het is goed mogelijk dat je hier nog nooit van hebt gehoord, aangezien het bedrijf er niet zoveel promotie voor maakt. Het kan ook iets te maken hebben met de frequente naamswisselingen tussen diensten als Hangouts en Meet.
Hoe dan ook, Google Chat heette voorheen Google Hangouts Chat en werkt met ‘rooms’. Dit is vergelijkbaar met de kanalen in Slack, waarbij conversaties in threads georganiseerd zijn. Dit is vooral handig voor bedrijven die Google Workspace gebruiken, vooral vanwege de automatische link-permissies, integratie met Google Meet, takenlijsten en krachtige zoekfunctie.
Het platform mist soms wat gebruiksgemak; simpele functies zijn lastig vindbaar. Google biedt ook AI-functionaliteiten (Gemini Advanced) aan, maar daar moet je wel per gebruiker twee tientjes per maand voor betalen. Je krijgt dan toegang tot de AI-tools van Chat en andere Google-apps.
Met Zapier kun je Google Chat automatiseren voor meldingen van bijvoorbeeld agenda-evenementen of formulierreacties. Het gebruik van Google Chat is inbegrepen bij Google Workspace-abonnementen.
Element
Wil je het liefst een oplossing die je zelf kunt hosten, kijk dan eens naar Element. Deze oplossing is wat moeilijker te installeren, aangezien je alles zelf moet doen. Maar je krijgt er dan ook wel wat voor terug: volledig versleutelde berichten, gebouwd op een open source-protocol. Het is gratis voor teams tot 200 personen!
Element is een krachtige teamchat-app op het Matrix-protocol, ideaal voor bedrijven die privacy cruciaal vinden. Het ondersteunt kanalen, threads, zoekfuncties, audio- en videochats en polls. Met meerdere clients kunnen gebruikers de interface aanpassen, en via bridges kan je verbinding maken met Slack, Discord en Teams. Element biedt geen AI-integraties, wat aantrekkelijk is voor privacybewuste gebruikers.
Discord
Discord is oorspronkelijk voor gamers gebouwd, maar is nu breder gericht op online communities. Hoewel het weinig écht zakelijke functies heeft, kan het handig zijn in omgevingen waar wat losser met elkaar wordt gecommuniceerd, bijvoorbeeld in een gamestudio waar veel mensen al gewend zijn om Discord te gebruiken. Ook uniek bij Discord zijn de always-on-audiokanalen. Je kunt dan de microfoon openzetten en de hele dag met je collega aan de andere kant van het land in gesprek blijven, zonder dat je elkaar hoeft te zien. Dit kan handig zijn als je samen zit te programmeren en tussendoor overleg nodig hebt.
Met tekst- en videochats en opties voor schermdeling, biedt Discord ook voor zakelijke gebruikers best wat mogelijkheden. Communiceer je vooral mondeling en heb je de neiging om voor elk overleg de telefoon te grijpen, dan kan Discord een goed (en gratis!) alternatief zijn voor Slack. Automatisering via Zapier maakt het mogelijk om inhoud uit andere apps te delen in Discord-kanalen.
Workplace from Meta (gaat stoppen)
Gebruik jij deze oplossing op je werk en ben je blij dat wij ‘m hier ook even genoemd hebben? Dan is er helaas slecht nieuws: Workplace gaat in 2026 stoppen. Dit werd vroegtijdig aangekondigd in mei 2024, om te zorgen dat gebruikers tijdig kunnen overstappen naar een andere chatdienst.
Moederbedrijf Meta hoopte dat mensen ook onder werktijd wilden rondhangen op het Facebook-platform en introduceerde daarom een paar jaar geleden Workplace. Met de Workplace from Meta-app kun je zakelijk chatten met collega’s, waarbij het zakelijke account los staat van je privé Facebook-account. Je hoeft dus niet bang te zijn dat vrienden en familieleden zich in de discussie mengen.
Binnen de app zijn verschillende groepen aanwezig, zodat de gesprekken ook per afdeling afgesplitst kunnen worden. Net als op Facebook kun je berichten delen met collega’s, waar anderen dan weer op kunnen reageren. Je hoeft daardoor minder e-mail uit te wisselen. Het grootste verschil met Slack is de prijs. Bij Slack betaal je per gebruiker een paar euro per maand, terwijl Facebook heeft gekozen rond de 1 euro per gebruiker per maand.
Daar staat tegenover dat Slack een vrij open systeem is, dat met allerlei diensten samenwerkt. Bij Facebook Workplace heb je te maken met een wat meer gesloten systeem. Wel fijn is dat medewerkers niet ingewerkt hoeven te worden, want iedereen heeft wel eens een Facebook-berichtje geplaatst. Je kunt ook groepen maken met medewerkers van externe bedrijven, bijvoorbeeld als je samenwerkt in een project.
Element
Andere opties voor zakelijk chatten
Er zijn nog meer apps die het plannen en samenwerken makkelijker moeten maken, zodat je minder vaak e-mail hoeft uit te wisselen. Sommige zijn wat meer gericht op het plannen van taken (waarbij je vervolgens kunt overleggen), terwijl andere meer gericht zijn op het chatten zelf.
- Viva Engage (Gratis, iPhone/iPad, iOS 16.0+) – Ken je Yammer nog? Deze berichtendienst was jaren geleden een populaire manier om in contact te blijven met collega’s. Microsoft kreeg het in handen door een overname en gebruikte de technologie om Teams te bouwen. De restanten van Yammer bestaan nog steeds, onder de naam Microsoft Viva Engage.
- Basecamp – Project Management (Gratis, iPhone/iPad, iOS 15.0+) – Basecamp wordt vooral gebruikt voor projectplanning, maar je kunt het ook gebruiken voor groepschats.
- Asana: Work in one place (Gratis, iPhone/iPad, iOS 16.0+) – Asana is ook een app om samen te werken aan taken en werkzaamheden te plannen. Je kunt in de app communiceren met teamgenoten door te liken, reacties te plaatsen of bestanden rechtstreeks aan taken toe te voegen. En je ontvangt automatische updates over de projecten en taken die voor jou van belang zijn.
- Pumble (Gratis, iPhone/iPad, iOS 15.0+) – Een app voor teamchats, met 1-op-1 gesprekken of groepsvideochats, audiochats, privéberichten en publieke kanalen.
- Mattermost (Gratis, iPhone/iPad, iOS 13.4+) – Een oplossing die je zelf moet hosten. Kanalen, onbeperkte berichtenhistorie, videobellen en scherm delen.
- Flock: Team Communication App (Gratis, iPhone/iPad, iOS 12.0+) – Flock is een communicatietool voor teams, die het gebruiksgemak van Slack en de veelzijdigheid van Microsoft Teams probeert te combineren. Een pluspunt zijn de vele integraties met third party-apps. Daar staat weer tegenover dat het een drukke interface heeft.
- Twist: Organized Messaging (Gratis, iPhone/iPad, iOS 15.0+) – Voor mensen die toch niet helemaal afscheid willen nemen van e-mail. Twist is een chat-app waarbij je per gesprek een onderwerpregel moet invullen, net zoals bij e-mail. Bellen en schermdelen zit er niet in.
- Ryver (Gratis, iPhone/iPad, iOS 10.0+) – Een app om efficiënt met collega’s te communiceren. Helaas is er geen mogelijkheid om gratis te proberen en afmelden kan lastig zijn.
- Zoho Cliq (Gratis, iPhone/iPad/Watch, iOS 14.0+) – Wordt gemaakt door het bekende softwarebedrijf Zoho, waarvan je de software misschien al gebruikt. Gemakkelijk te installeren, maar de interface ziet er in het begin wat ingewikkeld uit.
- Rocket.Chat (Gratis, iPhone/iPad/Watch, iOS 13.4+) – Met Rocket.Chat kun je zelf je communicatie-app hosten. De software is open source, maar ook hier is het installeren en instellen wat ingewikkelder.
Zoek je een goed beveiligde chatapp? Sommige berichtendiensten voor consumenten zijn ook geschikt om (met een klein team) zakelijk te gebruiken.
Taalfout gezien of andere suggestie hoe we dit artikel kunnen verbeteren? Laat het ons weten!